Kongressplanung

Das Convention Bureau Basel berät Sie kompetent, unentgeltlich und neutral zu sämtlichen Aspekten rund um Ihren Kongress.

Unsere Dienstleistungen

Das Convention Bureau Basel unterstützt Sie bei der Planung Ihres Kongresses, von der blossen Idee bis zum fein ausgearbeiteten Rahmenprogramm. Wir sind Ihre kompetenten Ansprechpartner*innen bei der Suche und Buchung von Tagungsstätten, der Wahl von Unterkünften und dem Teilnehmermanagement. Unsere Partner stellen auf Wunsch erfahrene Hostessen und Hosts zur Verfügung und kümmern sich um Gruppentransfers.  

Ferner begleiten wir Sie durch den Bewerbungsprozess des Kongresses und helfen Ihnen dabei, finanzielle Unterstützung seitens des Kantons Basel-Stadt zu beantragen. Als neutrale Organisation bietet das Convention Bureau Basel eine unabhängige Beratung, die sich auf Know-how und Elan stützt. Mit Sicherheit finden wir auch für Ihre Wünsche die ideale Lösung. 

Beratung

  • Kompetente, kostenfreie und neutrale Beratung

Vermittlung von Meeting- und Kongresslokalitäten 

  • Seminarräumlichkeiten, Kongresszentren

Einholung und Verwaltung von Abrufkontingenten

  • Reservieren und Verwalten eines Zimmerkontingents in Hotels unterschiedlicher Kategorien (sowohl in der Stadt Basel als auch in der Region Nordwestschweiz sowie in grenznahen Gebieten in Frankreich und Deutschland)
  • Hinterlegen eines Zimmer-Reservierungsformulars auf der Kongress-Homepage und/oder Erstellung eines Online-Buchungslinks
  • Bearbeitung von Reservierungsanfragen (via Internet, Telefon oder Fax) innerhalb von 48 Stunden
  • Versenden von Reservierungsbestätigungen an die Veranstaltungsteilnehmer sowie Bearbeitung von Änderungs- und Stornierungswünschen bei Buchungen

Organisation von Rahmenprogrammen und Incentives

  • Ausarbeitung von Vorschlägen für Rahmenprogramme und Incentives in Kooperation mit Partnern und/oder Dienstleistungsunternehmen
  • Unterstützung bei der Suche und Reservierung einer passenden Eventlokalität für die Veranstaltung bzw. das Rahmenprogramm (z. B. festliches Abendessen, Cocktailempfang etc.)
  • Organisation von Teamevents und Gruppenaktivitäten jeglicher Art

Registration und Teilnehmermanagement

  • Erstellen einer Online-Kongressregistrationsplattform für die Teilnehmenden
  • Inkasso der Registrationsgebühr durch Basel Tourismus (Überweisung der Gesamteinnahmen der Registrationen erfolgt nach dem Anlass)
  • Druck von Veranstaltungs-Badges für die Teilnehmenden
  • Betrieb eines Registrationsdesks an der Veranstaltung
  • Zusatzleistungen: USB-Sticks mit Kongressunterlagen, Bedrucken von Lanyards und Kongresstaschen

Bewerbung Kongresse

  • Begleitung des gesamten Bewerbungsprozesses 
  • Erstellung eines Bewerbungsdossiers mit allen notwendigen Unterlagen von Basel, inklusive eines Schreibens von der Basler Regierung 
  • Erstellen von Präsentationen über Basel für das Entscheidungsgremium, ggf. Unterstützung beim Vortragen der Präsentation 
  • Organisieren und Begleiten von Inspektionsreisen nach Basel für das Entscheidungsgremium

Unterstützung durch den Kanton Basel-Stadt

  • Unterstützung und Abklärungen für finanzielle Unterstützung seitens Kanton Basel-Stadt

Organisation von Hostessen/Hosts

  • Bereitstellen von Kongresshostessen und -hosts mit Erfahrung als Room-Hostess/-Host, Mitarbeitende an Registrations- und Informationsdesks, Zutrittskontrollen etc.
  • Bereitstellen von Veranstaltungs-Security

Transfers/Transport

  • In Kooperation mit lokalen Partnern organisieren wir Gruppentransfers jeglicher Art

Weitere Dienstleistungen  

  • Betrieb eines touristischen Informations-Desks an Ihrer Veranstaltung
  • Flying Concierges als Informationsquellen für Veranstaltungsteilnehmer*innen
  • Betrieb eines Welcome Desk am EuroAirport Basel-Mulhouse-Freiburg